Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja Eu:n tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteriseloste.
Rekisterinpitäjä:
Kiinteistötoimisto Jutta Kaksonen LKV Oy
Raatihuoneenkatu 13 A1-2, 06100 Porvoo
Y-tunnus: 1038394-9
Sähköposti: rekisteri”at”juttakaksonen.fi
Henkilötietojen käsittelemisen käyttötarkoitus ja oikeusperuste:
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, hallinnointi ja kehittäminen. Henkilötietoja voidaan käyttää asiakasviestintään, jota voidaan toteuttaa puhelimitse, kirjeitse ja sähköisesti.
Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oman liiketoiminnan ja sen kanssa sopimussuhteessa olevien yhtiöiden liiketoiminnan suunnitteluun, toteuttamiseen yms. Henkilötietoja käytetään lisäksi lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden täyttämiseen.
Oikeusperusteita henkilötietojen käytölle ovat sopimussuhde, asiakkaan antama suostumus, lakisääteiset velvoitteet sekä kolmannen osapuolen oikeutetut edut: esimerkiksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:n ylläpitämä hintaseurantapalvelu.
Tietoja ei käytetä profilointiin tai markkinointiin ellei asiasta ole erikseen sovittu.
Asiakkaasta kerättävät tiedot:
Asiakasrekisteri sisältää asiakkaan henkilötiedot kuten nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron. Rekisteri voi sisältää muita asiakkaan tunnistamiseksi tarpeellisia tietoja sekä mahdolliset asiakaspalautteet ja -reklamaatiot. Muita tarpeellisia tietoja voivat olla esimerkiksi asiakkaan asiointikieli, yhteisöä edustettaessa rekisteröidyn työnantajaa sekä asemaa tai tehtävää yhteisössä koskevat tiedot.
Kiinteistötoimisto Jutta Kaksonen LKV Oy harjoittaa kiinteistövälitystoimintaa. Välitystoimeksiantojen hoitaminen ja välitystoimintaa säätelevät lait edellyttävät henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on aina asiakkaan ja yrityksemme välinen sopimussuhde sekä lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
Välitystoiminnassa voidaan kerätä alla olevia henkilötietoja, joita voidaan tarvita myyjistä, ostajista, ostajaehdokkaista sekä vuokranantajista, vuokralaisista ja vuokratilan hakijoista.
Nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite (myös aikaisempi osoite), puhelinnumero, sähköpostiosoite, asiointikieli, tieto poliittisesta vaikutusvallasta, henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan tunnistetiedot tai sen jäljennös, holhous- tai edunvalvontatieto, toimeksiantosopimuksen sisältämät muut tiedot, välitettävää kohdetta koskevat tiedot, ammatti, työsuhteen kesto, talouden muoto, tieto lemmikkieläimistä, tulotiedot, vuokra-asuntohakemuksen sisältämät muut tiedot, luottotiedot, ostotarjoukseen ja sen hyväksymiseen liittyvät tiedot, vuokrasopimuksen tai kauppakirjan sisältämät tiedot, selvitys varojen alkuperästä sekä asiakkaan antamat muut mahdolliset tiedot, jotka ovat tarpeen välitystehtävän suorittamiseksi.
Näiden lisäksi toimeksiannosta tallennetaan kaikki hyvän välitystavan ja välitysliikkeitä koskevan lainsäädännön edellyttämät tiedot, jotka ovat välttämättömiä oikean tiedon käyttämiseen ja luovuttamiseen asunnonostajalle kaupanteon yhteydessä.
Tietolähteet:
Henkilötietoja saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tarvittaessa kolmansien osapuolten rekistereistä: näitä ovat esimerkiksi Maanmittauslaitos, väestörekisterikeskus, kaupparekisteri, muiden viranomaisten pitämistä rekistereistä ja luottotietorekisterinpitäjiltä kuitenkin vain lain sallimissa puitteissa. Yritysasiakkaiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan saada myös julkisista lähteistä, kuten yrityksen omilta verkkosivuilta.
Toimeksiantajalta saadaan tietoja toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, vuokra-asunnon hakijalta vuokrahakemuksesta, vuokralaiselta vuokrasopimuksen tekemisen yhteydessä ja ostajalta ostotarjouksesta tai kauppakirjan tekemisen yhteydessä. Lisäksi välityskohteen osalta tietoja saadaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiön edustajalta (esim. isännöitsijältä saatavasta isännöitsijäntodistus) tai viranomaisrekistereistä (esim. lainhuutorekisteri). Asiakkaan luottotiedot voidaan tarvittaessa tarkistaa ulkopuolisen palveluntuottajan rekistereistä (esim. Suomen Asiakastieto Oy).
Tietojen luovuttaminen:
Tietojen luovuttamisessa noudatetaan voimassa olevaa lainsäädäntöä ja luovuttaminen tapahtuu ainoastaan lainsäädännön sallimissa rajoissa ja puitteissa sekä sen velvoittamin ehdoin viranomaiselle ja verottajalle. Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa perintätoimistolle saatavan perimiseksi. Oikeudellisen vaatimuksen esittäminen tai sellaista vastaan puolustautuminen saattaa edellyttää henkilötietojen luovuttamista vakuutusyhtiölle tai oikeudelliselle neuvonantajalle.
Toteutuneita kauppoja koskevia tietoja voidaan luovuttaa Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot tallennetaan KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP). Hintaseurantapalvelun tiedot eivät ole julkisia.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ellei toimeksiannon suorittaminen tätä edellyttää, jolloin toimitaan henkilötietolainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen säilyttämisaika:
Asiakasrekisterin henkilötiedot säilytetään sopimussuhteen ajan sekä sen päättymisen jälkeen niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden ja asiakassuhteen hoitamisen vuoksi. Lainsäädäntö velvoittaa säilyttämään toimeksiantoa ja kauppaa koskevat molempien osapuolien henkilötiedot viisi (5) vuotta. Tämän jälkeen tietoja säilytetään niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Potentiaalisen asiakkaan osalta tiedot poistetaan kyseisen toimeksiannon päättymisen jälkeen ellei henkilötietojen säilyttämisestä ole erikseen sovittu.
Palautteet ja reklamaatiot säilytetään, kunnes ne on käsitelty tai niin pitkään kuin on tarpeen mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden vuoksi.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä vastaa tietojen tarkastuspyyntöön kirjallisesti kuukauden kuluessa tarkastuspyynnön saapumisesta.
Jos rekisteröidyn tiedoissa on virheitä, rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle oikaisupyynnön. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten. Hänellä on oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
Rekisteröidyllä on oikeus tulla unohdetuksi: rekisteröity voi pyytää tietojensa poistamista rekisteristä. Tämä voidaan tehdä vain siltä osin kuin tietoja ei tarvitse säilyttää välitysliikelain tai rahanpesulain edellyttämällä tavalla.
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
Rekisterin suojaus:
Rekisteriä ylläpidetään sähköisessä järjestelmässä, joka on asianmukaisesti suojattu. Paperiset rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa. Rekisterinpitäjä huolehtii, että vain rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen.
